Conserje Madrid

a) Uso del teléfono:

. Atención de emergencias . Recibir y hacer llamados de servicio o de trabajo. . llamados particulares sólo en casos de urgencia o debidamente calificados . El uso del teléfono de la comunidad para llamados de carácter social, está

estrictamente prohibido.

Esta misma norma rige para los copropietarios o arrendatarios y sus familiares o personal de servicio dependiente (Asesoras del hogar), que no cuenten con su propio teléfono.

Las excepciones solo podrán ser autorizadas por el Comité de Administración y/o la Administración.

b) Recepción de llamadas:

. Contestar identificando el edificio y saludando

. Si es requerido, se identificará con su cargo

. Por razones de seguridad, no es conveniente dar el nombre.

. Al terminar la llamada, debe despedirse formalmente. Por ningún motivo deben usarse termino como “adiós”, “chao” o “chaíto”.

. Cuando la persona que llama, solicite la ubicación de una persona que no se encuentre en la portería o conserjería, es necesario advertirle sobre el tiempo que tomará este trámite y sugerirle que vuelva a llamar dentro de unos minutos más.

. Si la persona solicitada no se encuentra, quien recibe el llamado debe anotar el mensaje y asegurarse que dicha persona lo reciba.

. Por razones de seguridad, el personal debe abstenerse de entregar información relativa al edificio, en especial la siguiente: -Cantidad de personal, sus nombres y sus horarios

-Características del edificio -Nombres de los miembros de Comité de Administración, del Administrador,

o de copropietarios, arrendatarios, sus familiares y dependientes

- Si quien llama, pregunta por un copropietario o arrendatario, que no cuenta con teléfono y no se encuentra en el edificio, quien recibe el llamado, nunca debe informar que dicha persona no se encuentra, contestando que él no puede recibir el llamado en esos momentos, tomando nota del mensaje.

a) presentación personal:

2. TRATO Y RELACIONES:

. Siempre respetuoso y afable.

. Evitar el trato con apodos y sobrenombres y especialmente con palabras o gestos despectivos o groseros.

. Siempre mantener la calma, evitando ofuscarse, contestar con malos modos, levantar la voz o gritar.

. Tratar de Usted y de Señor(a)

. Aceptar las críticas con espíritu constructivo.

. Cumplir las ordenes que se reciben con interés y motivación.

. El evitar criticar a sus jefes o criticar las ordenes que estos imparten, con sus compañeros de trabajo y subalternos.

. Escuchar a quien reclama con atención y dejarlo que termine de hablar, sin interrumpirlo, antes de contestar.

. Pensar la respuesta antes de darla y deberá hacerlo en forma calmada, amable y respetuosa, indicando los fundamentos o razones de dicha respuesta.

. Evitar responder con excusas que involucren fallas de sus compañeros de trabajo, ya que ello por lo general no soluciona el problema y solo crea problemas en el equipo de trabajo del cual forma parte.

. Evitar el entrar en polémicas, invitando amablemente al reclamante a tener paciencia, indicándole que él tiene la mejor disposición a buscar una solución al problema.

Los trabajos del personal, están dirigidos al servicio de la comunidad como un todo y no a cada uno de los copropietarios en forma individual. De acuerdo con este principio el personal debe tener en cuenta lo siguiente:

- Que recibe ordenes sólo a través de la jerarquía establecida en el edificio

-Que sus labores son las específicadas en su descripción de funciones y las que la jerarquía establecida en el edificio, le ordene expresamente.

-Que no podrá abandonar sus labores habituales, para efectuar servicios personales a los copropietarios, arrendatarios o sus dependientes.

3. USO DEL TELEFONO

En aquellos edificios que se cuenta con teléfono en la Portería o Conserjería, su uso y atención debe regirse por las siguientes normas:

4. VISITAS AL EDIFICIO

. Sólo podrán ingresar al edificio, aquellas personas a quienes el copropietario o arrendatario le abra la puerta a través del sistema de citófonos o portero automático.

. Si el Mayordomo, estima que quien ingresó no concuerda con el nivel de relaciones de los copropietarios o arrendatarios, o bien presenta características sospechosas, debe consultar a qué departamento se dirige y a quien busca, aún cuando le haya sido dado el paso desde un departamento. Si la respuesta no es satisfactoria, debe verificarse la información a través del citófono, con el departamento que le abrió.

. En el caso, de que el sistema de citofonía se encontrase malo o fuera de servicio, es recomendable, solicitar a cada copropietario o arrendatario, una nómina por escrito de las personas autorizadas por ellas para ingresar al edificio.

. Está prohibido que el mayordomo o portero del edificio, permita el ingreso de vendedores, promotores, encuestadores o personas que actúan en colectas y campañas de proselitismo político o religiosos, cualquiera sea la credencial que ellos porten. La excepción a esta norma solo podrá ser determinada por escrito por el Comité de Administración o por el Administrador.

. El ingreso de Carabineros, miembros del Servicio de Investigaciones o Bomberos, sólo se permitirá en caso de emergencias o cuando concurran con Orden Judicial, Citatorio, Notificación o Verificación de Domicilio. En estos casos debe tenerse especial cuidado con la debida identificación. Si el mayordomo, tiene alguna duda razonable, no debe dudar en llamar telefónicamente a la Comisaría, Cuartel o Repartición a la cual el recurrente dice pertenecer, para verificar la información.

. El ingreso de ambulancias y su personal, deberá atenderse en forma expedita y rápida, pero sin dejar de consultar a que departamento se dirigen, procediendo en seguida a informar al residente de dicho departamento.

. El ingreso de maestros o personal de los contratistas, que efectúan las tareas de mantención de equipos o instalaciones, deberá controlarse rigurosamente, de acuerdo con el siguiente procedimiento: -Si es conocido, anotar en el Libro de Novedades, el nombre del maestro o personal, nombre de la empresa y hora de ingreso y de salida. -Si no es el habitual y no es conocido por el mayordomo o portero que lo recibe, debe exigirle una identificación (Normalmente credencial que le otorga la empresa) además de la respectiva Cédula de Identidad, procediendo luego en la forma indicada en el punto anterior. -Si la identificación no es clara, debe llamar de inmediato a la empresa de mantención respectiva, para verificar la información. En caso de no ser posible despejar estas dudas no debe permitírsele el ingreso al edificio.

Al iniciar el turno o jornada diaria:

-Revisa el libro de novedades, con el fin de verificar lo acontecido en los turnos anteriores. -Revisa el libro de asistencia, verificando que el personal haya registrado adecuadamente su horario de ingreso

-Efectúa una ronda o recorrido inspectivo del edificio, verificando el estado de operación, mantenimiento, aseo y extracción de basura, de las instalaciones, equipos y áreas comunes del edificio

-En el caso de encontrar equipos con fallas (Ascensores, hidropac, bombas u otros) o fallas en los suministros de luz, agua o gas, adopta las medidas correspondientes.

-Organiza y distribuye al personal de Auxiliares o Aseadores, en las tareas de aseo de acuerdo con el Programa de Aseo o de acuerdo con los requerimientos del día, haciéndoles entrega de los elementos y materiales de aseo necesarios

-Efectúa la reposición de ampolletas o tubos fluorescentes que se encuentran quemados.

Durante el turno o jornada de trabajo:

-Supervisa la seguridad del edificio desde la portería y/o efectuando rondas o recorridos inspectivos

-Supervisa el desarrollo y el término de los trabajos de aseo, efectuando rondas

o recorrido inspectivo y tomando las medidas correctivas que se hagan

necesarias -Recibe y distribuye la correspondencia para los copropietarios.

. Funciones habituales de carácter semanal o mensual

-Atiende consultas de los copropietarios, cuando es requerido

-Supervisa la asistencia y trabajos que desarrollan los contratistas encargados de la mantención de los jardines, piscina e instalaciones y equipos sujetos a contratos de mantención

-Reparte la cobranza de los gastos comunes y recibe los pagos respectivos, efectuando los registros correspondientes en el Libro de Gastos Comunes.

-Registra las lecturas de los medidores de calefacción y agua caliente (En edificios que cuenten con estas instalaciones).

. Funciones especiales de carácter diario o semanal

-Realiza tareas de aseo, de acuerdo a lo establecido en el Programa respectivo

-Realiza funciones de portería en los horarios establecidos

-Efectúa los reemplazos semanales del personal que hace uso de su día libre, de acuerdo con el plan de turnos.

b) PORTEROS Y NOCHEROS:

. Funciones habituales de carácter diario:

Al iniciar el turno o jornada diaria:

-Se informa a través del libro de novedades, de lo acontecido en el turno anterior

-Efectúa una ronda o recorrido inspectivo por el edificio, con el fin de verificar novedades

Durante su turno o jornada de trabajo:

-Supervisa la seguridad del edificio desde la portería y/o efectuando rondas o recorridos inspectivos

-Recibe y distribuye la correspondencia para los copropietarios.

. Funciones especiales de carácter diario o semanal:

-Realiza tareas de aseo de acuerdo con el Programa respectivo

-Saca las bolsas con basura, desde la sala del compactador o sala de basura, hasta el lugar de la calle en que son retiradas por el camión recolector

-Efectúa los reemplazos semanales que le correspondan, de acuerdo con el plan de turnos.

c) AUXILIARES O ASEADORES:

. Funciones habituales de carácter diario

Al inicio de su turno o jornada de trabajo:

-Recibe del mayordomo los elementos, equipos y artículos de aseo requeridos, así como las instrucciones específicas que este le dicte, para realizar las tareas de aseo de acuerdo con el programa respectivo.

Durante su turno o jornada de trabajo:

-Realiza las tareas de aseo correspondientes, de acuerdo con el programa y con las normas y procedimientos respectivos

-Informa al Mayordomo o Portero de turno, de las novedades que encuentre en el desarrollo de su trabajo (Ampolletas o tubos fluorescentes quemados, equipos o instalaciones que hayan sufrido algún deterioro, vidrios trizados o quebrados etc.)

-Reemplaza al Mayordomo o Portero, en las labores de vigilancia desde la portería o conserjería, cuando este deba ausentarse para su colación, concurrir a los servicios higiénicos u otra causal propia del servicio.

Al finalizar su turno o jornada diaria:

-Limpia y asea, los elementos y equipos de aseo utilizados y los devuelve al mayordomo o los deja debidamente guardados en los lugares asignados

-Devuelve al mayordomo, o deja guardados en los lugares asignados, los artículos o insumos de aseo sobrantes.